Polityka prywatności integracji AI

1. Administrator i kontakt

Administratorem danych w ramach integracji Fabryka Haftu Opole jest PRO EMB Paweł Buhl, ul. Kolejowa 54, 46-073 Mechnice, Polska. NIP: 7542438311. Kontakt w sprawach danych osobowych: info@fabrykahaftu.com.pl.

2. Zakres danych

Do analizy integracja otrzymuje grafikę naszywki albo adres umożliwiający jej pobranie, rozmiar, liczbę sztuk i rodzaj mocowania. Z załącznikiem mogą być przekazane jego nazwa, format i techniczne dane dostępu do pliku. Grafika, jej nazwa i adres mogą zawierać dane osobowe. Do samej wyceny nie wymagamy nazwiska, telefonu, adresu dostawy ani adresu e-mail. Prosimy nie przesyłać danych, które nie są potrzebne do wyceny.

Po udanej analizie i zapisaniu projektu zachowujemy oryginalną grafikę, parametry, wynik analizy, ceny oraz dane identyfikujące wycenę. Jeśli następnie poprosisz o przekazanie zapytania do przygotowania formularza zamówienia, przetwarzamy także podany przez Ciebie adres e-mail i wybraną technologię: haft lub sublimację. Adresu e-mail ani decyzji o przekazaniu zapytania nie ustalamy na podstawie napisów na grafice.

Infrastruktura serwerowa może rejestrować adres IP, datę żądania, adres endpointu, informacje o błędach i inne dane techniczne potrzebne do obsługi i bezpieczeństwa. Przy połączeniu z platformy AI w logach może znajdować się adres jej serwera zamiast adresu użytkownika.

3. Cele i podstawy przetwarzania

Dane przetwarzamy w celu przygotowania żądanej analizy i orientacyjnej wyceny, zapisania projektu oraz umożliwienia kontynuacji zapytania bez ponownego dodawania grafiki. Po Twojej prośbie o przekazanie zapytania wykorzystujemy także adres e-mail i wybraną technologię do obsługi kontaktu oraz przygotowania formularza zamówienia przez zespół firmy. W zakresie danych osoby występującej o wycenę podstawą są działania na jej żądanie przed zawarciem umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W zakresie danych przedstawiciela firmy podstawą jest uzasadniony interes polegający na obsłudze zapytania biznesowego — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom, obsługa błędów oraz ustalanie i ochrona roszczeń opierają się na uzasadnionym interesie administratora — art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Jeżeli dane muszą być zachowane w związku z konkretnym obowiązkiem prawnym, stosuje się art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Sama prośba o wycenę lub przekazanie zapytania nie stanowi zgody na marketing ani publikację grafiki.

4. Przepływ danych i odbiorcy

Żądanie z klienta MCP trafia do serwera firmy i następnie do analizatora. Analizator przekazuje grafikę i parametry do OpenAI API w celu oceny projektu. Wynik zawiera opis analizy i orientacyjne ceny. W przypadku podania adresu grafiki serwer pobiera obraz z jego źródła, które może odnotować pobranie. Link udostępniony do pobrania załącznika może być czasowy.

Po udanej analizie i zapisie oryginalna grafika oraz wycena trafiają do systemu firmy. Jeżeli poprosisz o dalszą obsługę i podasz e-mail oraz wybraną technologię, zgłoszenie zostaje powiązane z zapisaną wyceną. Dane zgłoszenia i oryginalna grafika mogą zostać przekazane do firmowej poczty oraz wewnętrznego systemu obsługi zapytań i powiadomień. Zespół firmy sprawdza projekt i przygotowuje formularz zamówienia.

Odbiorcami mogą być dostawcy hostingu i infrastruktury, poczty elektronicznej i infrastruktury powiadomień, OpenAI jako dostawca analizy AI oraz podmioty świadczące uzasadnione wsparcie techniczne. Dane mogą być także udostępnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów. Grafika przesłana do wyceny nie jest z tego powodu udostępniana w publicznej galerii ani wykorzystywana w reklamie.

Dostawca platformy, z której korzysta użytkownik, np. ChatGPT, przetwarza rozmowę i wywołania narzędzi według własnych warunków. Ta polityka dotyczy działania integracji firmy i nie zastępuje polityki prywatności platformy.

5. Przechowywanie

Zapisany projekt nie jest wyłącznie plikiem tymczasowym. Po udanej analizie i zapisie oryginał grafiki, parametry, wynik i ceny pozostają w archiwum wycen firmy. Po przekazaniu zapytania mogą istnieć również powiązane dane kontaktowe, kopie wiadomości i dane w systemie obsługi zapytań oraz powiadomień.

Wyceny, oryginalne grafiki i powiązane zgłoszenia, które nie zakończyły się zamówieniem, przechowujemy przez jeden miesiąc od ostatniego kontaktu w sprawie danej wyceny. Jeżeli dalszego kontaktu nie było, okres liczymy od daty wyceny. Po upływie tego okresu usuwamy te dane z bieżącego archiwum i powiązanych zgłoszeń. Jeżeli zachowanie określonych danych jest niezbędne z powodu obowiązku prawnego albo konkretnego sporu lub roszczenia, zachowujemy wyłącznie niezbędny zakres przez okres wynikający z tego obowiązku lub do zakończenia sprawy.

Termin ważności wyceny określa możliwość kontynuowania tej wyceny na podanych warunkach. Sam jego upływ nie oznacza usunięcia grafiki, historii lub korespondencji. Okres ważności wyceny i okres przechowywania projektu są odrębne.

Jeżeli zapytanie prowadzi do zamówienia, odpowiednie dane są dalej przetwarzane w celu jego realizacji, obsługi korespondencji, reklamacji i rozliczeń oraz wykonania obowiązków prawnych. Zakres i okres zachowania tych danych zależą od celu i mających zastosowanie obowiązków; nie są to wyłącznie dane techniczne automatycznej wyceny.

Robocza kopia grafiki używana do obsługi pojedynczego żądania jest usuwana po zakończeniu tej obsługi. Nie oznacza to usunięcia oryginału zapisanego w archiwum projektu. Awaria lub przerwanie procesu może opóźnić uprzątnięcie kopii tymczasowej. Pliki limitów przechowują liczniki potrzebne do ograniczania liczby żądań.

Hosting zapewnia LH.pl. Według informacji przekazanej przez dostawcę serwery znajdują się w Polsce, w trzech niezależnych lokalizacjach w Warszawie, w serwerowniach ATMAN i NETIA.

Logi dostępu (access logs) są przechowywane na serwerze backupowym od aktywacji serwera do jego usunięcia. LH.pl może usunąć logi z wybranego okresu na dyspozycję administratora. Logi błędów (error logs) są przechowywane przez 30 dni. Kopie zapasowe obejmują 30 dni wstecz. Usunięcie danych z systemu roboczego nie oznacza ich jednoczesnego usunięcia ze wszystkich kopii zapasowych. Żądania dotyczące danych w logach i kopiach należy kierować do administratora na wskazany adres e-mail; ich realizacja uwzględnia właściwe przepisy i dostępne możliwości identyfikacji danych.

Według standardowych zasad OpenAI API logi monitorowania nadużyć mogą być przechowywane do 30 dni, z wyjątkami przewidzianymi przez dostawcę. Responses API, którego używa analizator, domyślnie zapisuje stan odpowiedzi na co najmniej 30 dni. Faktyczna retencja zależy od ustawień konta i usług. Nie deklarujemy Zero Data Retention ani natychmiastowego usunięcia u dostawcy.

6. Przetwarzanie poza EOG

Korzystanie z globalnych usług OpenAI i infrastruktury platformy może wiązać się z przetwarzaniem poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Właściwe mechanizmy ochrony i warunki przetwarzania określa umowa z dostawcą. Informacje o mechanizmach oraz możliwość uzyskania ich kopii można otrzymać od administratora.

Publiczny aneks OpenAI dotyczący przetwarzania danych (DPA) przewiduje dla danych z EOG przekazywanych poza EOG zabezpieczenia oparte na standardowych klauzulach umownych lub decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony. Szczegóły opisuje OpenAI Data Processing Addendum. Nie deklarujemy wyłącznego przetwarzania danych przez OpenAI w Polsce ani w EOG.

7. Prawa użytkownika

W granicach określonych przez RODO użytkownik może żądać dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania. Może przysługiwać również prawo do przenoszenia danych oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie, można ją wycofać bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania.

W sprawie danych zapisanej wyceny, oryginalnej grafiki, zgłoszenia i korespondencji skontaktuj się z administratorem: info@fabrykahaftu.com.pl. Pomocne są numer wyceny, przybliżona data oraz adres e-mail użyty w zgłoszeniu, jeśli był podany. Nie przesyłaj hasła, technicznego tokenu wyceny ani niepotrzebnych dokumentów tożsamości. Usunięcie rozmowy w ChatGPT nie jest równoznaczne z usunięciem kopii danych zapisanej w systemie firmy.

Masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych: uodo.gov.pl. Realizacja żądania usunięcia uwzględnia obowiązki prawne i inne mające zastosowanie podstawy dalszego przechowywania.

8. Dobrowolność i analiza AI

Podanie danych projektu jest dobrowolne, ale wymagane do przygotowania automatycznej wyceny. Adres e-mail i wybór technologii są potrzebne dopiero wtedy, gdy prosisz o przekazanie zapytania do przygotowania formularza zamówienia. Sam zapis projektu nie oznacza wysłania takiego zgłoszenia.

AI ocenia grafikę i proponuje warianty; ceny podlegają regułom cennika. Integracja nie zawiera umowy, nie przyjmuje płatności i nie podejmuje ostatecznej decyzji o realizacji. Wynik wymaga potwierdzenia przez firmę.

9. Informacje o dostawcy

Standardowo dane OpenAI API nie są wykorzystywane do treningu modeli, chyba że klient wyraźnie włączy udostępnianie danych. Szczegóły dostawcy: OpenAI — zasady danych API.